個案管理下的「諮商個案管理」和「非個人申請進案管理」在版面結構非常相似，所以在使用上容易混淆，所以特地為它們寫個說明。

先說結論：「諮商個案管理」完全是在針對「與您諮商中的個案」進行處理與紀錄，後者則是針對「非與您諮商中的個案」進行處理與紀錄。如果您是想要對「與您諮商中的個案」進行紀錄(初談、晤談、電話/信件聯繫...等)與管理(結案或轉出重派)，請在「諮商個案管理」操作；您是想要對「非與您諮商中的個案」進行紀錄(電話/信件聯繫、追蹤關懷、資源連結、危機處理...等)與管理(開案、轉諮商或結案)，則到「非個人申請進案管理」操作。

以下是針對這2支程式的簡介：

諮商個案管理：

• 這個程式設計初衷是用來處理諮商業務，可查看個案的諮商申請表(或進案資料表/轉介表)、寫初談/晤談紀錄、預約下次、轉出、結案...等，除了儲存諮商紀錄以外，它也可以紀錄諮商人員在療程中的其他非諮商處理，例如：信件、電話聯繫、危機處理、通報、資源連結...等，如果您有對個案進行非諮商的處理，請將這類紀錄寫在「其他處理紀錄」的頁籤下，以利統計區分。
• 在這個程式裡羅列所有已進入諮商的個案單號，不論是自行申請、他人轉介、或是由透過「非個人申請進案管理」成案並轉諮商的個案，每次進入一個新的諮商療程，該個案就會在「諮商個案管理」裡被分配一個新的「 個案單號 」，經歷過多次諮商療程的個案，就會有多筆單號。
• 這支程式限制每一位個案「只能有一個進行中的諮商」，也就是不能同時間和二位諮商人員處於「諮商中」的關係。結束諮商關係後，請盡速完成結案，否則學生將無法再自行申請諮商或透過「非個人申請進案管理」轉入諮商。
• 在「諮商個案管理」要進行結案要非常謹慎，因為在這支程式下的結案是不可取消的(至少現階段是這樣，未來有沒有機會難說)，結案前務必確認沒有弄錯個案、紀錄都已寫完。

非個人申請進案管理：

• 這個程式的設計初衷是作為「高關懷學生的追蹤關懷」用的，主要功能有「開案」、「進行各種非諮商的處理紀錄」、「幫個案轉諮商」。例如：突然有一位學生主動進入心輔組求助、校安中心來電告知某學生有緊急狀況需要協助，工作人員處理完畢之後，需要為該生「開案」(建立一個新的個案單號)、「登錄處理紀錄」，甚至有需要的話還要幫該生「轉諮商」(等候派案或由自己接下諮商)。由於它的設計原意是用來「追蹤關懷」，所以此程式內所做的紀錄都是「非諮商紀錄」，如果您要幫學生填寫「諮商紀錄」，請先幫此個案點「轉諮商」，並改至「諮商個案管理」填寫諮商紀錄。
• 在「非個人申請進案管理」開案，每次開案會有一個新的「個案單號」，開案沒有任何限制，不會像諮商一樣「只允許一個進行中的諮商」，結案與否都不影響任何工作人員對同一位學生建立個案單號和非諮商紀錄，彼此的紀錄不互相干擾也不共享。
• 如果你要幫「非個人申請進案管理」裡的個案轉諮商，請留意您在該「個案單號」下的所有紀錄都會被接手諮商的人看到(該諮商人員打開「諮商個案管理」後，查看該個案的「其他處理紀錄」的標籤就能看到您的記錄)，已轉諮商完畢後，您在該個案的此單號下仍可持續新增非諮商紀錄，這些紀錄也會被接手的人看到。如果您覺得用這種方式交接個案資訊不太適切，建議為此個案新增另一個「個案單號」來轉諮商，在這個新的單號下，您可以決定要在紀錄內呈現哪些比較適當的訊息再轉諮商。
• 由於「諮商個案管理」限制每一位個案在只能有一個進行中的諮商，幫學生「轉諮商」時，若該生當時已有進行中的諮商，將無法再「轉諮商」，需等現行的諮商結案才能轉。轉諮商完成後，系統會在「諮商個案管理」會為他新增一個「個案單號」，後續接手的人是到「諮商個案管理」針對這筆單號下進行各種諮商(晤談)和非諮商紀錄(如：電話或信件聯繫)，而不是在「非個人申請進案管理」裡。
• 「非個人申請進案管理」內的各筆「紀錄單號」可以結案嗎？是的，可以，而且結案錯誤還可以取消結案，您可以放心操作。